Der Ablauf der Zertifizierung ist durch die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) geregelt. Alle akkreditierten Zertifizierungsgesellschaften in Deutschland müssen diese Regeln bei der Zertifizierung befolgen. Wichtig ist, dass die ausgewählte Zertifizierungsgesellschaft Mitglied des IAF (International Accreditation Forum) bzw. der Akkreditierungsstelle des jeweiligen Landes angehört. In Deutschland erkennen Sie das am Logo der DakkS auf dem Zertifikat. Zertifikate ohne die jeweiligen Logos gehören einer privaten Institution an und bieten keinerlei Mehrwert für die Unternehmen.
Zertifizierung
| Schritte | Vorgang | Zeitplan |
|---|---|---|
| Vorgespräch | Zertifizierungsgesellschaft auswählen und Vorgespräch führen; Vertrag abschliessen | 4 - 5 Monate vor der Zertifizierung |
| Terminvereinbarung | Denken Sie gerade in Corona Zeiten daran, rechtzeitig einen Termin für die Zertifizierung zu vereinbaren | 4 - 5 Monate vor der Zertifizierung |
| Stage 1 Audit | Im Stage 1 Audit überprüft der Auditor, dass alle Normforderungen erfüllt sind. Z.B. internes Audit, Managementbewertung etc. | 4 Wochen vor der Zertifizierung |
| Stage 2 Audit | Durchführung der Erstzertifizierung; nur nach bestandenem Stage 1 Audit | Erstzertifizierung |
| Nachaudit | Wurden beim Zertifizierungsaudit wesentliche Abweichungen gegenüber der Norm festgestellt, kommt es zu einem Nachaudit | 6 - 8 Wochen nach der Zertifizierung |
| Zertifikat | Bericht und Zertifikat | 2 - 3 Wochen nach der Zertifizierung |
| 1. Überwachungsaudit | Aufrechterhaltung des Zertifikats | 12 Monate nach der Erstzertifizierung |
| 2. Überwachungsaudit | Aufrechterhaltung des Zertifikats | 24 Monate nach der Erstzertifizierung |
| Rezertifizierung | Entspricht der Erstzertifizierung | 36 Monate nach der Zertifizierung |
| Tabelle: Ablauf einer Zertifizierung für das QUALITÄTSMANAGEMENT ISO 9001 | ||
Dauer Zertifizierung
Die Dauer einer Zertifizierung sind abhängig von der Mitarbeiteranzahl, Standorte und den mit der Branche verbundenen Risiken. Genauso wie der Ablauf einer Zertifizierung durch die DAkkS vorgeschrieben ist, regelt sie auch die Manntage der Auditoren vor-Ort bei einer Zertifizierung.
Die Manntage (Dauer der Zertifizierung) berechnen sich aus der Mitarbeiteranzahl des Unternehmens. Das 1. und 2. Überwachungsaudit hat nur 2/3 der Manntage einer Erstzertifizierung. Nach 3 Jahren erfolgt wieder eine Erstzertifizierung (RE-Zertifizierung) mit den gesamten Manntagen. Ein Wechsel der Zertifizierungsgesellschaft ist jederzeit möglich. Sie müssen nicht bis zum Ablauf des Zertifikats warten, sondern können jederzeit wechseln.
Aufbau QM Dokumentation
Sie haben jetzt bis zum Stage 1 Audit (siehe Ablauf einer Zertifizierung) Zeit, die für das Unternehmen relevante QM Dokumentation aufzubauen. Beachten Sie dabei, dass Sie die Mitarbeiter bei der Erstellung der QM Dokumentation mit einbinden. Nur so wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter auch hinter dem eingeführten System stehen und auch mit ihren erworbenen Wissen beim Audit die Fragen des Auditors zufriedenstellend beantworten können. Welche Dokumentation ist sinnvoll bzw. durch die Norm gefordert:
- Qualitätspolitik
- Prozesslandschaft mit allen relevanten Prozessen
- Kontext der Organisation (Interessierte Parteien; externe und interne Themen)
- Prozessbeschreibungen für die Prozesse
- Verfahrensanweisungen z.B. Wissen der Organisation, Umgang mit Kommunikation
- Arbeitsanweisungen z.B. Tätigkeitsbeschreibungen für Mitarbeiter
- Risikobewertung (Bewerten Sie die Risiken für alle Prozesse und der Organisation)
- Lieferantenbewertung (Bewerten Sie ihre Lieferanten)
- Kundenzufriedenheitsbewertung (Bewerten Sie die Kundenzufriedenheit ihrer Kunden anhand relevanter Kennzahlen (KPIs)
- Internes Audit
- Managementbewertung