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Ablauf der Zertifizierung

Ablauf einer Zertifizierung ISO 9001
Ablauf einer Zertifizierung ISO 9001

Der Ablauf der Zertifizierung ist durch die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) geregelt. Alle akkreditierten Zertifizierungsgesellschaften in Deutschland müssen diese Regeln bei der Zertifizierung befolgen. Wichtig ist, dass die ausgewählte Zertifizierungsgesellschaft Mitglied des IAF (International Accreditation Forum) bzw. der Akkreditierungsstelle des jeweiligen Landes angehört. In Deutschland erkennen Sie das am Logo der DakkS auf dem Zertifikat. Zertifikate ohne die jeweiligen Logos gehören einer privaten Institution an und bieten keinerlei Mehrwert für die Unternehmen.

Zertifizierung

SchritteVorgangZeitplan
VorgesprächZertifizierungsgesellschaft auswählen und Vorgespräch führen; Vertrag abschliessen4 - 5 Monate vor der Zertifizierung
TerminvereinbarungDenken Sie gerade in Corona Zeiten daran, rechtzeitig einen Termin für die Zertifizierung zu vereinbaren4 - 5 Monate vor der Zertifizierung
Stage 1 AuditIm Stage 1 Audit überprüft der Auditor, dass alle Normforderungen erfüllt sind. Z.B. internes Audit, Managementbewertung etc.4 Wochen vor der Zertifizierung
Stage 2 AuditDurchführung der Erstzertifizierung; nur nach bestandenem Stage 1 AuditErstzertifizierung
NachauditWurden beim Zertifizierungsaudit wesentliche Abweichungen gegenüber der Norm festgestellt, kommt es zu einem Nachaudit6 - 8 Wochen nach der Zertifizierung
ZertifikatBericht und Zertifikat2 - 3 Wochen nach der Zertifizierung
1. ÜberwachungsauditAufrechterhaltung des Zertifikats 12 Monate nach der Erstzertifizierung
2. ÜberwachungsauditAufrechterhaltung des Zertifikats24 Monate nach der Erstzertifizierung
RezertifizierungEntspricht der Erstzertifizierung36 Monate nach der Zertifizierung
Tabelle: Ablauf einer Zertifizierung für das QUALITÄTSMANAGEMENT ISO 9001

Dauer Zertifizierung

Die Dauer einer Zertifizierung sind abhängig von der Mitarbeiteranzahl, Standorte und den mit der Branche verbundenen Risiken. Genauso wie der Ablauf einer Zertifizierung durch die DAkkS vorgeschrieben ist, regelt sie auch die Manntage der Auditoren vor-Ort bei einer Zertifizierung.

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Die Manntage (Dauer der Zertifizierung) berechnen sich aus der Mitarbeiteranzahl des Unternehmens. Das 1. und 2. Überwachungsaudit hat nur 2/3 der Manntage einer Erstzertifizierung. Nach 3 Jahren erfolgt wieder eine Erstzertifizierung (RE-Zertifizierung) mit den gesamten Manntagen. Ein Wechsel der Zertifizierungsgesellschaft ist jederzeit möglich. Sie müssen nicht bis zum Ablauf des Zertifikats warten, sondern können jederzeit wechseln.

Aufbau QM Dokumentation

Sie haben jetzt bis zum Stage 1 Audit (siehe Ablauf einer Zertifizierung) Zeit, die für das Unternehmen relevante QM Dokumentation aufzubauen. Beachten Sie dabei, dass Sie die Mitarbeiter bei der Erstellung der QM Dokumentation mit einbinden. Nur so wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter auch hinter dem eingeführten System stehen und auch mit ihren erworbenen Wissen beim Audit die Fragen des Auditors zufriedenstellend beantworten können. Welche Dokumentation ist sinnvoll bzw. durch die Norm gefordert:

  • Qualitätspolitik
  • Prozesslandschaft mit allen relevanten Prozessen
  • Kontext der Organisation (Interessierte Parteien; externe und interne Themen)
  • Prozessbeschreibungen für die Prozesse
  • Verfahrensanweisungen z.B. Wissen der Organisation, Umgang mit Kommunikation
  • Arbeitsanweisungen z.B. Tätigkeitsbeschreibungen für Mitarbeiter
  • Risikobewertung (Bewerten Sie die Risiken für alle Prozesse und der Organisation)
  • Lieferantenbewertung (Bewerten Sie ihre Lieferanten)
  • Kundenzufriedenheitsbewertung (Bewerten Sie die Kundenzufriedenheit ihrer Kunden anhand relevanter Kennzahlen (KPIs)
  • Internes Audit
  • Managementbewertung

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