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Was ist eine GAP-Analyse

Eine GAP-Analyse (Lückenanalyse) im Managementsystem ist ein Verfahren, das dazu dient, Unterschiede oder “Lücken” zwischen den aktuellen Managementsystem und den gewünschten oder geforderten Managementsystem zu identifizieren. Im Kontext eines Managementsystems bezieht sich die GAP-Analyse häufig auf die Unterschiede zwischen den tatsächlichen Geschäftsprozessen und den Anforderungen eines bestimmten Managementsystemstandards oder einer Regelung. Die GAP-Analyse besteht aus folgenden Schritten:

  • Identifizieren der Anforderungen:
    Hier werden die Anforderungen des relevanten Managementsystems, z. B. ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) oder ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement), ermittelt.
  • Beurteilen der aktuellen Situation:
    In diesem Schritt wird die aktuelle Leistung und die Einhaltung der Anforderungen in der Organisation bewertet.
  • Identifizieren von Lücken:
    Unterschiede zwischen den aktuellen und den gewünschten Zuständen werden identifiziert. Diese Lücken können in Prozessen, Dokumentation, Kommunikation, Technologie, Personal oder anderen Bereichen liegen.
  • Priorisieren und Planen von Verbesserungen:
    Hier werden die identifizierten Lücken priorisiert und ein Plan zur Schließung dieser Lücken erstellt. Dieser Plan sollte zeitliche Vorgaben, Ressourcen und Verantwortlichkeiten enthalten.
  • Umsetzung von Maßnahmen:
    Die geplanten Maßnahmen werden umgesetzt, um die Lücken zu schließen und das Managementsystem zu verbessern.
  • Überwachung und Bewertung:
    Nach der Implementierung der Maßnahmen werden die Ergebnisse überwacht und bewertet, um sicherzustellen, dass die Lücken erfolgreich geschlossen wurden und das Managementsystem die gewünschten Anforderungen erfüllt.

Maßnahmen

  • Priorisierung der Lücken: Bewerten Sie die identifizierten Lücken nach ihrer Relevanz, Dringlichkeit und Auswirkung auf die Organisation.
  • Erstellen Sie einen Aktionsplan, um die wichtigsten Lücken zuerst zu schließen.
  • Entwicklung von Maßnahmen: Entwickeln Sie Maßnahmen, um die identifizierten Lücken zu schließen. Dies kann die Anpassung bestehender Prozesse, die Entwicklung neuer Prozesse oder die Einführung zusätzlicher Kontrollen und Dokumentationen beinhalten.
  • Stellen Sie sicher, dass die Maßnahmen den Anforderungen des Managementsystems entsprechen und die beteiligten Mitarbeiter geschult werden.
  • Implementierung der Maßnahmen: Setzen Sie die entwickelten Maßnahmen in die Praxis um.
  • Kommunizieren Sie die Änderungen an den betroffenen Mitarbeitern und bieten Sie bei Bedarf Schulungen an.

Stolpersteine

Bei der Durchführung einer GAP-Analyse können verschiedene Stolpersteine auftreten, die den Erfolg der Analyse beeinträchtigen oder sogar zu Fehlinterpretationen führen können. Hier sind einige der häufigsten Stolpersteine:

  1. Unklare oder unvollständige Ziele: Wenn die Ziele der GAP-Analyse nicht klar definiert sind, kann es schwierig sein, die richtigen Lücken zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu entwickeln.
  2. Unzureichende Daten: Die GAP-Analyse basiert auf einer genauen Erfassung des aktuellen Zustands und des gewünschten Zustands. Wenn die verfügbaren Daten unvollständig, veraltet oder ungenau sind, kann dies zu einer falschen Einschätzung der Lücken führen.
  3. Mangelnde Beteiligung der Stakeholder: Die GAP-Analyse sollte die Bedürfnisse und Erwartungen aller relevanten Stakeholder berücksichtigen. Wenn diese nicht angemessen einbezogen werden, können wichtige Perspektiven übersehen werden, die zu einer unvollständigen oder fehlerhaften Analyse führen können.
  4. Fehlende Expertise: Das Verständnis der Anforderungen und Standards, die in der GAP-Analyse berücksichtigt werden müssen, erfordert Fachwissen. Wenn das Team, das die GAP-Analyse durchführt, nicht über ausreichende Kenntnisse verfügt, kann dies zu einer unzureichenden Analyse führen.
  5. Zeit- und Ressourcenbeschränkungen: Eine gründliche GAP-Analyse erfordert Zeit und Ressourcen. Wenn diese begrenzt sind, kann dies dazu führen, dass die Analyse nicht vollständig oder nicht ausreichend detailliert ist, was die Effektivität der Analyse beeinträchtigen kann.
  6. Widerstand gegen Veränderungen: Die Implementierung von Maßnahmen zur Schließung der identifizierten Lücken erfordert häufig Veränderungen in der Organisation. Widerstand gegen diese Veränderungen von Mitarbeitern oder Führungskräften kann die Umsetzung der Maßnahmen erschweren.
  7. Unzureichende Priorisierung: Die Lücken sollten nach ihrer Relevanz, Dringlichkeit und Auswirkung auf die Organisation priorisiert werden. Eine unzureichende Priorisierung kann dazu führen, dass wichtige Lücken übersehen werden oder dass Ressourcen auf weniger wichtige Lücken verschwendet werden.